洽商并訂立參展合同，是展覽會(huì)銷(xiāo)售工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

　　對(duì)于明確表示參展的客戶(hù)，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)與其洽商預(yù)訂展位事宜。洽商一般圍繞兩個(gè)重點(diǎn)進(jìn)行:一是展位租金價(jià)格;一是展位在展覽場(chǎng)館的具體位置。對(duì)于明確表示參展的客戶(hù)，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)與其洽商預(yù)訂展位事宜。對(duì)于展位價(jià)格，包括標(biāo)準(zhǔn)展位和光地的租金價(jià)格，基本是在參展邀請(qǐng)函公布的價(jià)格基礎(chǔ)上進(jìn)行交流。對(duì)于展位在展覽場(chǎng)館的具體位置，則是按照展覽會(huì)組織機(jī)構(gòu)事先確定的展位平面圖，根據(jù)客戶(hù)選擇的意見(jiàn)預(yù)訂具體位置。

　　在中國(guó)，參展邀請(qǐng)函公布的展位租金價(jià)格與參展合同實(shí)際達(dá)成的價(jià)格未見(jiàn)得一致，后者一般低于前者。這在很大程度上，被認(rèn)為是一種銷(xiāo)售策略。但兩者之間的價(jià)格差額，由展覽會(huì)組織機(jī)構(gòu)在銷(xiāo)售工作展開(kāi)前統(tǒng)一規(guī)定。有經(jīng)驗(yàn)的展覽會(huì)組織機(jī)構(gòu)，通常會(huì)制定統(tǒng)一的最低展位租金價(jià)格，即銷(xiāo)售底價(jià)，以避免組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部的銷(xiāo)售競(jìng)爭(zhēng)。此外，對(duì)長(zhǎng)期合作的老客戶(hù)，對(duì)租用展位較多的(或租用光地面積較大的)大客戶(hù)，許多展覽會(huì)組織機(jī)構(gòu)都給予價(jià)格優(yōu)惠，以利密切雙方的商業(yè)關(guān)系。

　　客戶(hù)按照展位平面圖預(yù)訂展位位置，一般遵循“先訂先得，，的原則，即按簽訂參展合同的時(shí)間順序，簽訂參展合同時(shí)間在前客戶(hù)，優(yōu)先選擇展位位置。

　　業(yè)務(wù)人員通過(guò)與客戶(hù)洽商，在展位價(jià)格和展位位置兩方面達(dá)成一致后，就可著手訂立參展合同的工作。參展合同一般為展覽會(huì)組織機(jī)構(gòu)提供的格式合同，內(nèi)容包括展覽會(huì)名稱(chēng)、舉辦時(shí)間、地點(diǎn)、展覽會(huì)組織機(jī)構(gòu)和參展客戶(hù)名稱(chēng)、預(yù)訂標(biāo)準(zhǔn)展位個(gè)數(shù)或光地面積及其展位編號(hào)、租金價(jià)格與展位費(fèi)總金額、付款方式等，并附展位位置圖。根據(jù)客戶(hù)要求，雙方也可訂立非格式參展合同。非格式合同約定的內(nèi)容往往比格式合同更加細(xì)致，尤其在雙方職責(zé)、違約處罰方面更加明確。

　　參展合同草案文本多用電話傳真件或以網(wǎng)絡(luò)郵件發(fā)送。雙方正式簽訂的合同，也多用電話傳真件發(fā)送，由雙方作為法律文件各自保存。

　　第三步，收取展位費(fèi)并提供售后服務(wù)。

　　收取展位費(fèi)并提供售后服務(wù)，是是展覽會(huì)完成銷(xiāo)售工作的階段。

　　對(duì)于已經(jīng)訂立參展合同的客戶(hù)，業(yè)務(wù)人員應(yīng)按照合同約定，收取客戶(hù)的參展費(fèi)。如合同約定為一次付清，就一次性及時(shí)收取;如合同約定為先交付定金、訂金或預(yù)付款，再交清余款，就分期收取。參展定金、訂金或預(yù)付款，一般為合同總金額的30%。參展定金、訂金或預(yù)付款，一般在參展合同簽訂后的一周或十天之內(nèi)交付。交付參展定金或訂金后的余款，一般應(yīng)約定在參展前一個(gè)月付清。如客戶(hù)未按合同約定交付參展費(fèi)，展覽會(huì)組織機(jī)構(gòu)可將客戶(hù)預(yù)訂的展位銷(xiāo)售其他客戶(hù)，同時(shí)，可依據(jù)合同的處罰條款，不退還客戶(hù)的定金或預(yù)付款?？蛻?hù)的參展費(fèi)，一般通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬支付;也有少數(shù)客戶(hù)(多為小型企業(yè)，甚至個(gè)人參展者)用現(xiàn)金支付。

　　展覽會(huì)組織機(jī)構(gòu)按合同收取客戶(hù)的參展費(fèi)后，應(yīng)向其開(kāi)具發(fā)票(在中國(guó)，由政府部門(mén)組織的展覽會(huì)，也可開(kāi)具符合財(cái)稅規(guī)定的收據(jù))。

　　客戶(hù)按合同交付了參展費(fèi)，展覽會(huì)組織機(jī)構(gòu)應(yīng)按合同為客戶(hù)提供售后服務(wù)。售后服務(wù)一般包括:在會(huì)報(bào)或會(huì)刊上為客戶(hù)免費(fèi)登載客戶(hù)的簡(jiǎn)介和聯(lián)絡(luò)信息，提供參展服務(wù)指南、接受咨詢(xún)，提供一定數(shù)額的會(huì)報(bào)、會(huì)刊、入場(chǎng)券，代客戶(hù)聯(lián)系酒店住宿、展品儲(chǔ)運(yùn)、展位裝修，合同承諾的其他免費(fèi)增值服務(wù)項(xiàng)目。