1．精選擬發(fā)送郵件的地址
郵件地址可從展覽展示組織機(jī)構(gòu)的c管理軟件中提取，也可從展覽專(zhuān)用網(wǎng)站的郵件列表中理，其至可以通過(guò)各種渠道收集的展覽信息中精選（如專(zhuān)業(yè)出版物、展覽會(huì)刊、其他展覽相關(guān)網(wǎng)站等）。通過(guò)專(zhuān)業(yè)管理軟件如郵件列表管理器(MailListManagement）對(duì)地址文件進(jìn)行合處理。刪除重復(fù)郵件的地址，按要求組成指定數(shù)量的郵件發(fā)送列表，以適合群發(fā)軟件的發(fā)送要求。
2．查驗(yàn)郵件地址的有效性
國(guó)內(nèi)外很多門(mén)戶網(wǎng)站推出的免費(fèi)郵箱，如連續(xù)三個(gè)月不使用就會(huì)被網(wǎng)站刪除。因此，需對(duì)郵件地址進(jìn)行定時(shí)檢查校驗(yàn)，刪除已失效的地址。最為有效方法就是利用郵件在線校驗(yàn)器(AdvancedMailListVerify)進(jìn)行在線校驗(yàn)，該件采用模擬方式向被校驗(yàn)的郵箱發(fā)信（實(shí)際上并不發(fā)出郵件），檢查郵件地址存在與否，而且速度相當(dāng)快。
3．注意郵件主題與內(nèi)容的書(shū)寫(xiě)
國(guó)內(nèi)外很多網(wǎng)站的郵件服務(wù)器為過(guò)濾垃圾郵件設(shè)置了常用垃圾關(guān)鍵詞，用于過(guò)濾，如果郵件主題和郵件內(nèi)容中包含大量有嫲疑的關(guān)鍵詞（如促銷(xiāo)、價(jià)格等不雅詞匯），服務(wù)器將自動(dòng)過(guò)濾該郵件，致使郵件發(fā)送不成功。因此在書(shū)寫(xiě)郵件主題和內(nèi)容時(shí)，應(yīng)盡量避開(kāi)被嫲疑為垃圾郵件的文字和詞匯或垃圾郵件所常用的宣傳推廣主題，以便郵件群發(fā)能順利地進(jìn)行。
4．區(qū)別不同群發(fā)軟件發(fā)送參數(shù)的差異性
不是每一個(gè)群發(fā)軟件都能將郵件順利發(fā)送到任何郵箱。如一個(gè)群發(fā)軟件可發(fā)送郵件至21cn.com、sohu.com、263．net等，而另一個(gè)群發(fā)軟件可發(fā)送郵件至sina.com、etang.com。這種情況在STMP群發(fā)軟件中尤為突出。因此，在群發(fā)郵件前預(yù)先申請(qǐng)多種免費(fèi)郵箱，對(duì)多款群發(fā)軟件進(jìn)行相應(yīng)的發(fā)送測(cè)試，根據(jù)測(cè)試結(jié)果再選擇針對(duì)性的群發(fā)軟件進(jìn)行發(fā)送。
5．根據(jù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境設(shè)置發(fā)送線程
發(fā)送線程是指同時(shí)群發(fā)的郵件數(shù)，當(dāng)發(fā)送線程設(shè)置為100時(shí)，就相當(dāng)于100臺(tái)電腦同時(shí)發(fā)送郵件。發(fā)送線程數(shù)越大，發(fā)送速度就越快。在群發(fā)郵件時(shí)發(fā)送線程須根據(jù)網(wǎng)絡(luò)帶寬進(jìn)行設(shè)置，如設(shè)置數(shù)過(guò)大，超過(guò)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸能力，電腦將會(huì)提示惜誤、藍(lán)屏或死機(jī)。通常情況下，56K撥號(hào)上網(wǎng)不能超過(guò)20個(gè)，ISDN不能超過(guò)50個(gè)，ASDL根據(jù)分配帶寬可設(shè)置為100個(gè)其至更多的發(fā)送線程。設(shè)置數(shù)量較多的線程發(fā)送郵件，除滿足以上條件還需提高電腦CPI-I與內(nèi)存的配置。盲目加大發(fā)送線程，服務(wù)器有時(shí)會(huì)限制同一時(shí)間來(lái)自同址線程的訪間數(shù)量，如超過(guò)規(guī)定線程數(shù)，即使連接到服務(wù)器，服務(wù)器也不會(huì)響應(yīng)，郵件發(fā)送就不成功。
6．合理設(shè)置DNS服務(wù)器
人們習(xí)慣記憶域名，但機(jī)器間互相只認(rèn)IP地址，域名與IP地址之間是一一對(duì)應(yīng)的。DNS在群發(fā)軟件中的作用是用以尋找接收郵件的服務(wù)器，  軟件中一也附帶了幾個(gè)DNS服務(wù)器，對(duì)此可以不作任何設(shè)置。如使用的服務(wù)器不能自動(dòng)尋找，而軟件中也丬殳有附帶DNS服務(wù)器地址的群發(fā)軟件，可向軟件開(kāi)發(fā)商進(jìn)行咨詢。
7．盡量使用原機(jī)配置的DNS
使用服務(wù)器不要直接選用下拉列表中所列的選項(xiàng)。如果使用“自動(dòng)獲取”就無(wú)法正常獲得原機(jī)上網(wǎng)時(shí)所用的DNS，如果網(wǎng)絡(luò)丬殳有設(shè)置，可以模擬一個(gè)格式如xxx.com或者xxx.net等。因?yàn)?，?guó)內(nèi)外大多郵件服務(wù)器在接收郵件時(shí)，會(huì)拒收丬殳有域名服務(wù)器發(fā)出的郵件。
8．靈活使用郵件地址
眾多的郵件服務(wù)器具有判斷郵件是否真的從發(fā)件人郵件服務(wù)器發(fā)出的功能，如果不是，服務(wù)器就會(huì)拒絕這些群發(fā)郵件。例如，如果發(fā)件人所填郵箱為xxxx@263．net，郵件服務(wù)器會(huì)根據(jù)郵件中的來(lái)判斷郵件是否真的來(lái)自于263．net的郵件服務(wù)器，由于263．net郵件服務(wù)器的IP是固定的，因此很容易發(fā)現(xiàn)IP與真正的郵件服務(wù)器不符，因此就會(huì)出現(xiàn)認(rèn)證惜誤，導(dǎo)致郵件不能有效發(fā)送。那么該如何解決呢？其實(shí)很容易，只要在填寫(xiě)發(fā)件人郵箱時(shí)，不使用常用郵箱就可以了，（批注隨意填寫(xiě)的郵箱地址不是目標(biāo)客戶，即使發(fā)送了郵件也是無(wú)效的），就可以輕松解決這個(gè)間題。當(dāng)群發(fā)很多郵箱時(shí)，遇到不能正常發(fā)出的情況都可以采用以上方法。